L'assistante à l'ère du numérique

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Calendrier :
Évènement: Du 1 septembre 2021 au 30 juin 2022
Durée :
2 jours (14 heures)
Tarif :
700 € HT
Contact :
Gaëlle HAVARD HANNIER
Téléphone
02.35.59.44.15
Email
Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Dates de session

Nous consulter

Public

Dirigeant, manager, responsable projet souhaitant évoluer à l’ère du digital et maintenir et relever de nouveaux défis

Objectifs

Intégrer les outils digitaux dans sa mission au quotidien, monter en compétences, et optimiser son temps
Maîtriser la communication spécifique au web et aux réseaux sociaux
Utiliser les outils du digital comme un acte réflexe

Prérequis

Avoir l’ouverture d’esprit nécessaire

Programme

 Comprendre les enjeux du développement du digital, et son propre positionnement d’assistante
• Echanges sur les pratiques digitales aujourd’hui, les freins, les perspectives, les écarts entre la situation attendue et la situation actuelle
• Les enjeux de la transition digitale en entreprise et les défis à relever
• Définir l’assistante 2.0 : Ce que cela change dans les missions, les compétences à acquérir
• Les principes et le cadre du monde numérique
Utiliser les outils digitaux au moment adéquat, un moyen pour optimiser son temps et se démarquer, valoriser sa fonction, renforcer sa collaboration avec son ou ses managers
• L’intelligence collaborative au service de la transition digitale
• Prendre en considération le facteur humain les changements qui en découlent pour l’ensemble des collaborateurs

 Etre à l’aise avec les outils digitaux pour enrichir son poste d’assistante
• A partir des principaux outils à disposition, décrypter les objectifs, les apports, les contraintes, les conditions à mettre en place
• Cloud, mail, messageries instantanées, outils de travail collaboratif, bloc-notes partagé. Utiliser les outils en « mobilité » : gérer les interfaces web / smartphone
• Pratiquer SKIPE, la visio-conférence pour organiser des RV à distance
• Partager ses alertes
• La bonne utilisation des réseaux sociaux dans le contexte professionnel, la veille, les moteurs de recherche
• La place des outils digitaux dans son rôle d’interface des équipes
• Trouver le bon équilibre entre communication directe et digitale


 Plan d’action

Préconisation : pour plus d’efficacité, complétez cette formation par les modules « Être efficace dans la rédaction de ses mails » et « Utiliser efficacement Outlook »

Démarche pédagogique

Échanges sur les expériences de digitalisation
Pédagogies interactive et démonstrative

Evaluation de la formation

Public


Tout utilisateur souhaitant utiliser sa boite de messagerie de façon optimale.

Objectifs


• Intégrer les bonnes pratiques liées à l’utilisation de la messagerie Outlook.

• Piloter son activité en utilisant Outlook de façon optimale.

Prérequis


Connaissance de l’environnement windows.

Programme


Une formation ciblée avec de nombreux exercices pratiques qui vous rendront opérationnel pour vos applications professionnelles.



 Optimiser l’interface :

• Gérer l’affichage, les volets, les fractionnements.

• Personnaliser l’interface en fonction de son activité : volet des dossiers, volet de lecture, barre de tâches.



 Utiliser les outils « gain de temps » :

• Créer et utiliser les modèles de mails.

• Créer et utiliser les Insertions automatiques avec la fonction QuickPart.

• Utiliser les options de correction automatique et autres raccourcis clavier pour automatiser la saisie.



 Gérer les mails à l’arrivée :

• Organiser ses dossiers de courrier.

• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.

• Utiliser la méthode CAP pour :

- Rationnaliser le traitement des mails.

- S’organiser en appliquant les principes de gestion du temps.



 Planifier et organiser ses activités avec le gestionnaire de tâches :

• Distinguer l’utilisation du calendrier (agenda) et celle du gestionnaire de tâches.

• Utiliser le gestionnaire de tâches pour centraliser toutes les actions à réaliser :

- Créer une tâche ou transformer un mail en tâche.

- Définir des échéances et des rappels.

- Regrouper les tâches par catégories pour faciliter la gestion des priorités.

- Créer des dossiers pour organiser les tâches longues et complexes ou un projet.

- Planifier et suivre des actions périodiques.

- Affecter (déléguer) et suivre une tâche.

Démarche pédagogique


Alternance d’exposés théoriques et de cas pratiques.



Formateur :

Formateur sélectionné par le CEPPIC pour ses compétences techniques et son expérience significative, tant sur le sujet traité qu'en matière de pédagogie.

Evaluation de la formation

Évaluation des acquis tout au long de la formation avec les exercices de mise en pratique.

Fiche d’évaluation de la formation en fin de stage.
Attestation de fin de formation accompagnée de la fiche programme à destination du stagiaire